10 Suggerimenti pratici per rendere la tua azienda (quasi) paper-free.
Spargere idee nel mondo attraverso la carta stampata fu un’azione rivoluzionaria nel 1915, quando Gabriele D’Annunzio fece il suo famoso volo su Trieste, un grande atto di denuncia e coraggio.
Oggi invece la rivoluzione è GREEN e deve essere paperless.
Si stima che ogni italiano consumi, in media, 200 chili di carta all’anno.
A risentirne è il nostro pianeta: alberi e acqua in primo luogo, ma anche tutto quanto legato, in materia di consumi ed inquinamento, alla filiera di raccolta e smaltimento.
Sai che servono ben 440mila litri di acqua per produrre una tonnellata di carta bianca?
Nonostante in paesi come il nostro il livello di riciclo (circa l’81%) sia buono, lo spreco è ancora troppo.
Ma COME fare per rendere la tua azienda paper-free?
Ecco 10 suggerimenti che ti possono essere utili:
1_ Forse banale ma ancora spesso non adottato: Riuso. Ogni foglio ha due facciate…usale!
2_ Quanto è comodo il doppio schermo? Non è solo un vezzo per nerd o gamer! Utilizzare due o più monitor permette di tenere documenti a confronto senza necessità del cartaceo; inoltre aumentare lo spazio visivo accresce la produttività perché riduce i tempi operativi e le distrazioni: non male.
3_ Hai detto fax? Pur essendo ormai una tecnologia superata, soprattutto chi ha a che fare con la PA ancora non può dirgli addio. La soluzione sono i servizi online che permettono di inviare e ricevere Fax in modo semplice, pratico ed economico tramite la casella di posta elettronica. (Molti, almeno nella forma base, sono gratuiti ?)
4_ Necessiti documenti firmati in originale? Puoi sostituire la firma autografa con la FEA (Firma Elettronica Avanzata), una tipologia di sottoscrizione elettronica avente valore legale, garantisce l’integrità del documento informatico, nonché la sua riconducibilità al firmatario.
5_ Finché ce n’è, viva il re! Ridurre il numero di stampanti ne rende l’utilizzo limitato, insomma meno dispositivi, meno stampe inutili.
6_ Sei del partito: “Stampo così mi ricordo?” Prova ad organizzare meglio la tua casella mail. Puoi creare cartelle per archiviare ordinatamente tutto quanto già processato e lasciare nella casella “in arrivo” solo ciò che ancora devi trattare. In alternativa puoi appoggiarti a strumenti di Collaborazione come chat aziendali avanzate, che oltre a gestire i contatti interni consentono di creare to do list private o da inviare ai colleghi, con relativa possibilità di sollecito e di ricezione riscontro.
7_ Tutto quanto necessita il rilascio di rapporti di intervento, ora può essere digitale. Sì, anche la documentazione che deve essere conservata in apposito archivio per anni, può essere prodotta e trasmessa ai clienti in forma digitale. Puoi creare un’apposita sezione sul tuo sito dedicata ai clienti, o appoggiarti ad un servizio di Storage chiavi in mano. Risparmi carte e tempo tu, ha tutto sempre a disposizione il tuo cliente.
8_ Conosci le Board Kanban? Sono interfacce che permettono di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei processi, semplici e chiare, sostituiscono egregiamente le mega tabelle cartacee a muro.
9_ Se devi segnarti tutto per non dimenticare, puoi appoggiarti alle innumerevoli App per appunti sincronizzate, niente più foglietti volanti, ma tutto sempre disponibile da casa, smartphone o ufficio.
10_ La Fatturazione Elettronica ormai è la norma, usala con tutte le sue potenzialità, integrata nel tuo gestionale ti porterà enorme risparmio di tempo e carta.
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