L'intranet è dunque una rete locale (LAN), o un raggruppamento di reti locali, usata all'interno di una organizzazione per facilitare la comunicazione e l'accesso all'informazione.
Quando una parte della intranet viene resa accessibile a clienti, partner o altre persone esterne all'organizzazione, tale parte diventa una extranet.
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di una infrastruttura intranet aziendale possono essere riassunti in: trasparenza dei processi burocratici, condivisione della conoscenza, riduzione del lavoro inutile.
Elenchiamo alcuni vantaggi di particolare rilevanza:
- Migliora la comunicazione interna: perché un'azienda abbia successo, è necessario che tutti i dipendenti ne condividano gli obiettivi. Purtroppo questo non è un obiettivo facilmente raggiungibile in quanto la comunicazione interna viene confinata a riunioni infrasettimanali. Inoltre la maggior parte del personale viene a conoscenza di certe situazioni chiacchierando durante la pausa pranzo e questo comporta tutti gli effetti negativi tipici del passaparola. La situazione di comunicazione inoltre diventa più critica per tutti quei dipendenti che svolgono la propria attività in un’altra sede, da casa o che si spostano di frequente.Una intranet è il mezzo ideale per pubblicare rapporti settimanali, promemoria; per dare vita a bacheche virtuali, messaggistica immediata e chat moderate. In questo modo, tutti dispongono delle medesime informazioni.
- Permette di risparmiare tempo: Una intranet consente di pubblicare informazioni utili per tutti i dipendenti risparmiando in questo modo tempo. Alcuni esempi: le politiche aziendali, la richiesta di ferie, la rassegna stampa, la rubrica telefonica, ecc. Verranno pubblicate nel medesimo luogo e quindi saranno accessibili a tutti i membri aziendali superando le barriere spazio temporali tipiche degli altri mezzi di comunicazione.
- Condivisione dei documenti: gli utenti possono lavorare su file condivisi e disporre di una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata. Ad esempio le reportistiche su file XLS e le presentazioni in Power Point protanno essere visibili e/o modificabili da tutti quei membri dell’azienda a cui saranno assegnati i propri diritti.
- Permette il Monitoraggio: Il management aziendale ha a disposizione un sistema di gestione statistiche che gli permette di conoscere le azioni compiute da tutti i membri della intranet. Ad esempio potrà sapere se il cliente Y ha visionato e scaricato l’ultima fattura ricevuta, se il dipendente Mario Rossi ha letto l’ultima comunicazione interna aziendale, e molto altro.
- Business Analyst: Il management potrà monitorare le tempistiche impiegate per svolgere un determinato task. Sarà quindi possibile analizzare il livello di produttività delle risorse umane e questo permetterà di intervenire tempestivamente dove necessario.
